Utilisation d'un logiciel de caisse à compter de 2018 : les précisions de l'administration

​Nouvelle obligation à compter de 2018

L'article 88 de la loi de finances pour 2016 a instauré l'obligation pour les commerçants utilisant un logiciel ou un système de caisse informatisé de s'assurer que celui-ci répond bien à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, et de conservation des données, à compter du 1er janvier 2018.

Extrait article 88 de la loi de finances pour 2016 

I.-Le code général des impôts est ainsi modifié : 
1° Après le 3° du I de l'article 286, il est inséré un 3° bis ainsi rédigé : 
« 3° bis Lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration ; » 

Cette nouvelle mesure, prévue à l'article 286 du CGI, permet de mieux lutter contre la fraude fiscale en réduisant les possibilités de non déclaration de recettes perçues en espèces. Ces fraudes entraînent en effet pour l'Etat :

• une réduction de l'impôt sur les bénéfices (dissimulation de produits en principe imposables)
• et surtout un détournement du montant de la TVA en faveur de l'entreprise.

Ainsi, à compter du 1er janvier 2018, les logiciels de caisse permettant de retirer des recettes comptabilisées et de reconstituer les tickets de caisse sans laisser de traces seront totalement interdits.

L'administration fiscale vient de commenter ces dispositions dans sa documentation (actualité BOFiP du 3 août 2016, BOI-TVA-DECLA-30-10-30).

En cas de contrôle de l'administration fiscale, les commerçants devront prouver  la conformité de leur logiciel à la législation en présentant une certification par un organisme accrédité ou une attestation de l'éditeur du logiciel.

Extrait actualité BOFiP du 3 août 2016

Cette nouvelle obligation est prévue au 3° bis du I de l'article 286 du code général des impôts (CGI).

L'assujetti à la TVA peut justifier du respect de ces conditions de deux manières :

- soit le logiciel ou système de caisse est certifié par un organisme accrédité  ;

- soit l'assujetti dispose d'une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel ou système de caisse certifiant le respect des conditions.

Nous précisons que même après le 1er janvier 2018, il sera toujours possible pour les commerçants de tenir l'enregistrement des règlements des clients de façon "manuelle", sur un cahier. La nouvelle obligation ne concerne que les commerçants souhaitant utiliser ou continuer à utiliser un logiciel.

Extrait alinéa 3 de l'article 286 du CGI 

3° Si elle ne tient pas habituellement une comptabilité permettant de déterminer son chiffre d'affaires tel qu'il est défini par le présent chapitre, avoir un livre aux pages numérotées sur lequel elle inscrit, jour par jour, sans blanc ni rature, le montant de chacune de ses opérations, en distinguant, au besoin, ses opérations taxables et celles qui ne le sont pas.

Chaque inscription doit indiquer la date, la désignation sommaire des objets vendus, du service rendu ou de l'opération imposable, ainsi que le prix de la vente ou de l'achat, ou le montant des courtages, commissions, remises, salaires, prix de location, intérêts, escomptes, agios ou autres profits. Toutefois, les opérations au comptant peuvent être inscrites globalement en comptabilité à la fin de chaque journée lorsqu'elles sont inférieures à 76 € pour les ventes au détail et les services rendus à des particuliers. Le montant des opérations inscrites sur le livre est totalisé à la fin du mois.

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​Les sanctions

Si le commerçant est dans l'incapacité de prouver la conformité du logiciel utilisé à la législation, il s'expose à une amende de 7.500 €. L'administration fiscale pourra contrôler de manière inopinée, la détention par le commerçant des documents justificatifs.

Extrait actualité BOFiP du 3 août 2016

A défaut de pouvoir justifier que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions prévues par la loi, par le production d'un certificat ou d'une attestation individuelle, l'assujetti à la TVA est passible d'une amende égale à 7 500 €, prévue à l'article 1770 duodecies du CGI.

Pour contrôler le respect de cette obligation, l'administration pourra intervenir, de manière inopinée, dans les locaux professionnels d'un assujetti à la TVA pour vérifier qu'il détient le certificat ou l'attestation individuelle et à défaut, lui appliquer l'amende. Cette nouvelle procédure de contrôle est prévue à l'article L. 80 O du livre des procédures fiscales.

Ces nouvelles dispositions s'appliquent à compter du 1er janvier 2018.