La conservation numérique des factures

Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver leurs factures émises ou reçues sous forme papier, sous forme numérique. L’administration fiscale vient de préciser les conditions d’application de ces dispositions (actualité BOFiP du 7 février 2018).

​La numérisation des factures papier

L’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 permet aux entreprises de numériser leurs factures papier dès leur envoi ou leur réception, sans avoir à conserver ensuite les supports papier. L’arrêté du 22 mars 2017 a fixé les modalités de numérisation des factures papier.  Ces nouvelles dispositions sont applicables aux factures papier émises ou reçues à compter du 30 mars 2017. Néanmoins, à titre de tolérance, cette possibilité est également ouverte aux factures papier émises ou reçues avant cette date.

Actualité BOFiP du 7 février 2018, BOI-CF-COM-10-10-30-10, §107

Ces dispositions, conformément à l'article 16 de la loi 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016, entrent en vigueur le 30 mars 2017, date de publication de l'arrêté ministériel définissant les modalités de numérisation des factures papier.

Elles sont applicables aux factures papier émises ou reçues à compter du 30 mars 2017.

Toutefois, par mesure de tolérance, ces dispositions sont également appliquées aux factures papier émises ou reçues antérieurement à cette date.

Les commentaires relatifs au "double original " des factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier (BOI-CF-COM-10-10-30-20), conservent leur portée jusqu'au 30 juin 2018, par mesure de tolérance. Ainsi, à compter du 1^er juillet 2018, les factures papier émises (de vente) pourront être conservées sur support informatique en respectant les conditions mentionnées à l'article A. 102 B-2 du LPF.

Avant l’application de cet arrêté, selon l’article L102C du livre des procédures fiscales, les factures devaient être conservées sous leur forme d’origine. Les factures émises et reçues sous format papier devaient ainsi être conservées sous format papier. Ce n’est désormais plus une obligation. Les factures ainsi numérisées doivent également être conservées pendant une durée de 6 ans, soit la durée minimum de conservation fixée par l’article L102B du LPF. Elles ont la même force probante que les factures papier. Elles peuvent répondre aux exigences de forme imposées par le CGI afin de pouvoir déduire la TVA.

Cette réforme va permettre aux entreprises d’économiser de la surface de stockage.

​Les conditions à remplir pour la numérisation

L’arrêté du 22 mars 2017, commenté récemment par l’administration fiscale au BOFiP, précise les conditions dans lesquelles la numérisation doit être opérée pour être reconnue l’égale d’une facture émise ou reçue sous format papier.

La numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Les couleurs doivent ainsi être reproduites à l’identique. Par tolérance, le non-respect du code couleur est accepté dans le cas où elles n’ont pas de sens précis.

Les opérations de numérisation et d’archivage des factures papier doivent faire l’objet d’une description écrite et doivent faire l’objet de contrôle interne.

Les factures papier numérisées doivent être conservées sous format PDF ou PDF A/3 et faire l’objet d’un marquage électronique (cachet, empreinte numérique, signature électronique, etc.).

Source : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10981-PGP?branch=2