Modalités de représentation de la comptabilité informatisée lors d'une vérification de comptabilité

A compter du 1er janvier 2014, dans le cadre des vérifications de comptabilité, la remise d'une comptabilité informatisée devient obligatoire. L'administration fiscale vient en conséquence de mettre à jour sur le site www.impots.gouv.fr, sa notice précisant le contenu et le format du fichier des écritures comptables à transmettre dans ce cas.

​Vérification de comptabilité : remise d'une comptabilité informatisée obligatoire à compter de 2014

L'article 14 de la loi de finances n°2012-1510 du 29 décembre 2012 rectificative pour 2012 prévoit, pour les contrôles pour lesquels l'avis de vérification est adressé à compter du 1^er janvier 2014, que les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent obligatoirement la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d'un contrôle de l'administration fiscale, dès lors que cette dernière est tenue sous cette forme. Cette obligation vaut pour tous les contribuables soumis par le code général des impôts à l'obligation de tenir et de présenter des documents comptables.

Pour les contrôles pour lesquels l'avis de vérification est envoyé avant le 1^er janvier 2014, le contribuable peut satisfaire à son obligation de représentation de la comptabilité en remettant une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée. Désormais, cette possibilité devient une obligation.

Cette mesure vise à adapter les procédures de contrôle fiscal aux nouvelles technologies de l'information et de la communication, aujourd'hui largement utilisées par les entreprises, et permet à l'administration d'effectuer au mieux les missions qui lui sont confiées.

​Des précisions apportées concernant l'entrée en vigueur

Conformément à l’article L.47 A.I du livre des procédures fiscales (LPF), le fichier que le contribuable doit remettre à l’administration fiscale en cas de contrôle porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de l’exercice visé dans l’avis de vérification.

Ainsi par exemple, en cas de contrôle des exercices clos aux 31 décembre 2013 et 2014, le contribuable doit communiquer au service vérificateur un fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre 2013 et un second fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre 2014.

Lorsque l’avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière de TVA, le contribuable doit également fournir un fichier des écritures comptables relatif à cette période, quand bien même l’exercice n’est pas clos.

Exemple : un avis de vérification adressé au mois de juillet 2014 vise les exercices clos les 31 décembre 2012 et 2013, période étendue au 31 mai 2014 en matière de taxe sur la valeur ajoutée. Le contribuable doit communiquer au service vérificateur un fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre 2012, un second fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre 2013 et un fichier des écritures comptables relatif à la période du 1er janvier 2014 au 31 mai 2014.

Par ailleurs, par mesure de souplesse et seulement au titre des contrôles effectués en 2014, le fichier informatisé des écritures comptables pourra être remis au service vérificateur au plus tard lors de la deuxième intervention sur place.

Si le volume de données est trop important pour constituer un seul fichier d’écritures comptables par exercice, le fichier peut, en accord avec le service vérificateur, être remis de manière simultanée sur plusieurs supports. Ainsi, il est possible de procéder à un découpage par période (semestre, trimestre, mois).